Der Kontrast könnte nicht größer sein zwischen der kreativen Entwicklung von Designlösungen und der trockenen Vergaberichtlinie im öffentlichen Dienst. Dr. Stefan Gauß ist in beiden Feldern zuhause und setzt sich als frisch […]
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Beim Einkauf von Designleistungen gibt es viele Möglichkeiten, Zeit und Geld zu sparen. Öffentliche Vergaben sind stärker an Regeln gebunden als privatwirtschaftliche. Bei allen Designvergaben gilt aber: Fairness first, gute Ergebnisse kommen dann fast von selbst.
Je nach Volumen des Designauftrags kann direkt vergeben werden oder es muss ausgeschrieben werden. Dabei müssen sich besonders öffentliche Auftraggeber strikt an das Vergaberecht halten. Maßgeblich für alle Vergaben unter dem Schwellenwert von 125.000 Euro ist die 2018 in Kraft getretene Unterschwellenvergabeordnung.
Vergaberichtlinien (öffentliche Auftragsvergabe)
Der BDG hat federführend für den Deutschen Designtag, dem Dachverband der Designorganisationen in Deutschland, Vergaberichtlinien erarbeitet, die dieser 2021 herausgegeben hat. Diese Richtlinien bieten eine kompetente Unterstützung für Bund, Länder und Kommunen, um Designausschreibungen sinnvoll und effizient zu realisieren.
Dieser Leitfaden zeigt sehr praxisnah, welche Vergabeform für welches Designprojekt am besten geeignet ist. Das spart nicht nur Zeit und Geld, sondern bringt auch nachweislich die besseren Ergebnisse hervor. Offene Vergaben sprechen zum Beispiel andere Designbüros an als geschlossene. Diese Steuerungsmöglichkeiten sollten Sie kennen und nutzen. Die neue Unterschwellenvergabeordnung lässt dabei mehr Freiheiten zu als vermutet. So können Sie zum Beispiel mit einer Verhandlungsvergabe Dienstleistungen einkaufen die einen hohen Innovationsgrad haben und bisher nicht standardisiert sind – wie zum Beispiel ein Web-Portal oder eine Mitmachinitiative. Die Vergabe erfolgt hier nicht über ein fertiges, abgrenzbares Ergebnis, sondern über die ergebnisoffene Problemlösung.
Designprojekte, die standardisierbarer sind, wie etwa eine Informationskampagne oder eine Geschäftsausstattung, lassen sich gut über die anderen Vergabeverfahren abbilden, je nach Größe und Komplexität des Verfahrens in offen oder geschlossen.
Wichtig ist bei allen Vergabeformen, dass bei der Vergabe viel Zeit und Geld gespart werden kann, wenn Fachleute auf beiden Seiten sitzen und wenn klar formuliert werden kann, welches Problem eigentlich gelöst werden muss.
Mit der Wahl der Vergabeform kann gezielt gesteuert werden, welche Büros als Teilnehmer gewünscht sind. Offene Vergaben und Pitches werden meist von qualifizierten Büros und Agenturen gemieden. Der Aufwand, ein Konzept für einen Pitch zu erstellen, steht meist in keinem Verhältnis zur Anzahl der Teilnehmenden und ist unternehmerisch daher ein sehr hohes Risiko. Mit einer offenen Vergabe erreichen Sie also diese Büros eher nicht.
Zielgerichteter ist ein zweistufiges geschlossenes Verfahren, bei dem gezielt Büros eingeladen werden, sich persönlich vorstellen und anschließend bei gegenseitiger Zustimmung um ein Angebot gebeten werden. Hier geht es nicht darum, möglichst viele Entwürfe einzusammeln, sondern möglichst kompetente Problemlöser:innen zu finden.
Auftragsvergabe aus der freien Wirtschaft
Die privatwirtschaftliche Vergabe ist wesentlich freier in der Handhabung. Allerdings ist auch hier die Kunst, die richtigen Designbüros zu finden und zu akquirieren. Bei langjährigen Partnerschaften zwischen Designbüro und Auftraggeber kommen zudem andere Perspektiven hinzu wie zum Beispiel das Innovationsmanagement, um möglicherweise eingefahrene Wege gezielt infrage zu stellen, indem neue Büros angesprochen werden.
Wenn Sie Designleistungen einkaufen, gilt auch hier die Devise: Nicht möglichst viele Entwürfe kaufen, sondern möglichst gute Entwerfer:innen finden. Designlösungen müssen genau zu Ihrem Unternehmen passen und ihre Aufgabe zielgenau erfüllen. Dabei geht es erst nachrangig um Anmutungsfragen wie Farben, Typografie oder Bildsprache, sondern zuerst um Identität, Positionierung und Strategie. Holen Sie möglichst frühzeitig Designer:innen dazu, das verbessert diese Prozesse erheblich, spart Geld ein und verbessert den Wirkungsgrad der Maßnahmen.
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